A transformação digital acelerou significativamente os investimentos em infraestrutura tecnológica no setor público.
Projetos relacionados à segurança da informação, armazenamento de dados, Inteligência Artificial, virtualização e modernização de ambientes passaram a exigir equipamentos e soluções cada vez mais complexas.
Com isso, a elaboração adequada do termo de referência se tornou uma etapa estratégica para garantir aquisições mais eficientes, transparentes e alinhadas às necessidades operacionais dos órgãos. Entenda mais sobre essa questão lendo o texto a seguir.
O que é um termo de referência?
O termo de referência é um documento técnico utilizado para descrever detalhadamente as características, requisitos e objetivos de uma contratação pública.
Na área de TI, esse documento serve para orientar processos relacionados à aquisição de itens como:
- Servidores;
- Storages;
- Switches;
- Workstations;
- Softwares;
- Sistemas de backup;
- Soluções em nuvem;
- Equipamentos de rede;
- Serviços especializados;
- Segurança da informação.
Como fazer um termo de referência?
Para realizar um termo de referência, é fundamental seguir as seguintes etapas:
Definição do objeto
Inclui a caracterização completa do objeto a ser contratado, contemplando sua natureza, os quantitativos necessários, o período de vigência do contrato e, quando aplicável, a previsão de prorrogação.
Fundamentação da contratação
Baseada nos estudos técnicos preliminares realizados ou, quando houver restrição de acesso, a apresentação das informações não sigilosas desses estudos.
Descrição da solução e requisitos da contratação
Abrange a apresentação detalhada da solução como um todo, considerando todas as etapas do ciclo de vida do objeto.
Execução contratual
Define como a contratação será executada para alcançar os resultados esperados desde o início até o encerramento do contrato.
Gestão contratual
Estabelece como será realizada a gestão e fiscalização da execução, indicando os mecanismos de acompanhamento por parte do órgão ou entidade responsável.
Critérios de medição e pagamento
Estabelece os parâmetros que serão utilizados para mensurar a execução do objeto e definir os pagamentos correspondentes.
Seleção do fornecedor
Determina a forma e os critérios utilizados para a seleção do fornecedor, garantindo objetividade e transparência no processo.
Estimativa de custos
Compreende a estimativa do valor total da contratação, acompanhada de preços referenciais unitários, memórias de cálculo e demais documentos de suporte utilizados na composição dos valores.
Adequação orçamentária
Inclui a definição da adequação orçamentária, assegurando que há previsão de recursos para a contratação dentro do planejamento financeiro do órgão público.
Por que o termo de referência é tão importante?
O termo de referência possui papel essencial para o sucesso dos projetos tecnológicos. Quando elaborado corretamente, ele ajuda a:
Reduzir riscos de incompatibilidade
Uma especificação técnica bem estruturada ajuda a garantir que os equipamentos e sistemas adquiridos sejam compatíveis com a infraestrutura já existente. Isso reduz problemas relacionados à integração entre ambientes, falhas operacionais e limitações futuras da infraestrutura tecnológica.
Melhorar o aproveitamento dos investimentos
Quando o termo de referência é elaborado de forma estratégica, os recursos públicos passam a ser utilizados com maior eficiência. Esse fator evita a aquisição de soluções inadequadas, subdimensionadas ou incompatíveis com as necessidades operacionais do ambiente.
Aumentar a segurança da informação
As especificações técnicas também ajudam a incorporar requisitos relacionados à proteção de dados, o que inclui exigências relacionadas à criptografia, autenticação, backup, redundância e proteção contra ameaças cibernéticas.
Melhorar a previsibilidade dos projetos
O termo de referência também ajuda a organizar cronogramas, requisitos técnicos e critérios de entrega, ou seja, há um aumento do controle sobre o projeto e redução dos riscos relacionados a atrasos durante a implementação da infraestrutura.
Qual a diferença entre um termo de referência e um edital de licitação?
Embora estejam diretamente relacionados, o termo de referência e o edital de licitação possuem funções diferentes dentro do processo de contratação pública.
O termo de referência é um documento técnico utilizado para detalhar as necessidades da contratação, apresentando objetivos, especificações, requisitos operacionais, critérios de desempenho e afins.
Já o edital de licitação é o documento oficial que regulamenta o processo licitatório como um todo. Sendo assim, ele reúne informações jurídicas, administrativas e procedimentais relacionadas à contratação, incluindo regras de participação, critérios de julgamento, prazos e exigências documentais.
Quem deve assinar um termo de referência?
A assinatura do termo de referência normalmente é realizada pela autoridade competente responsável pela aprovação da contratação pública dentro do órgão governamental.
Dessa maneira, há maior alinhamento entre o planejamento técnico da contratação e a execução do processo licitatório.
Conte com a CRP Computadores para projetos de infraestrutura de TI
A CRP Computadores, empresa parte do Grupo CRP Tech auxilia organizações públicas na definição de soluções mais adequadas para cada projeto, contribuindo para ambientes mais eficientes, seguros, escaláveis e preparados para acompanhar as demandas da transformação digital.
Além disso, por meio de Atas de Registros de Preços, facilita a aquisição de equipamentos e soluções tecnológicas para órgãos governamentais. Portanto, não perca tempo e entre em contato.
