Mesmo com o avanço da digitalização dos serviços públicos, documentos físicos continuam fazendo parte da rotina de muitos órgãos. Nesse cenário, impressoras multifuncionais continuam desempenhando um papel importante. Saiba como lendo o texto a seguir.
O que são impressoras multifuncionais?
As impressoras multifuncionais são equipamentos que reúnem diferentes recursos em um único dispositivo. Além da impressão, elas podem oferecer funções como digitalização, cópia e, em alguns modelos, envio de documentos para diferentes destinos.
Para órgãos públicos, essa integração pode facilitar a rotina dos setores, reduzindo a necessidade de utilizar diversos equipamentos separados.
Afinal, uma multifuncional instalada em um departamento administrativo, por exemplo, pode permitir que os servidores imprimam documentos, digitalizem processos e realizem cópias sem precisar recorrer a diferentes dispositivos.
Quais fatores avaliar antes de adquirir impressoras?
Mas o que levar em conta antes de adquirir uma impressora? Alguns pontos importantes incluem:
Volume de impressão
Um dos primeiros aspectos é entender quanto a instituição imprime diariamente, semanalmente ou mensalmente.
Isso porque equipamentos destinados a setores com alta demanda precisam apresentar capacidade compatível para evitar interrupções frequentes e reduzir desgastes.
Quantidade de usuários
Também é necessário avaliar quantas pessoas utilizarão cada equipamento, já que uma impressora compartilhada por diversos servidores precisa suportar uma demanda maior do que um dispositivo utilizado por apenas um profissional.
Velocidade
A velocidade de impressão influencia diretamente a produtividade dos setores e, em ambientes com grande circulação de documentos, equipamentos mais rápidos podem reduzir filas e diminuir o tempo gasto pelos servidores em tarefas operacionais.
Qualidade de impressão
Qualidade de impressão é outro ponto que deve ser considerado, principalmente quando são produzidos documentos oficiais, relatórios ou materiais que exigem melhor apresentação visual.
Impressoras multifuncionais precisam de cartuchos?
Depende da tecnologia utilizada pelo equipamento. Existem impressoras multifuncionais que funcionam com cartuchos de tinta, outras utilizam toners a laser e há ainda modelos com tanque de tinta.
Como reduzir custos com impressão?
A redução de custos não depende apenas da compra de equipamentos mais baratos. Uma gestão eficiente considera todo o ciclo de utilização das impressoras e algumas práticas podem contribuir para esse objetivo:
Planeje a manutenção preventiva
A manutenção preventiva ajuda a identificar problemas antes que eles causem interrupções.
Limpeza dos componentes, atualização de configurações e substituição preventiva de peças desgastadas, por exemplo, podem aumentar a vida útil dos equipamentos.
Padronize os equipamentos quando possível
Utilizar modelos semelhantes em diferentes setores facilita a manutenção e a reposição de suprimentos.
Além do mais, isso ajuda a equipe responsável pela TI a administrar melhor o parque tecnológico.
Analise o ciclo de vida dos dispositivos
Assim como outros ativos de TI, impressoras e multifuncionais precisam ser acompanhadas ao longo do tempo.
Logo, informações como data de aquisição, histórico de manutenção, localização e frequência de utilização tornam-se úteis por ajudar a identificar quando determinado equipamento precisa ser substituído.
Impressoras fazem parte da transformação digital?
Sim, especialmente quando são integradas a uma estratégia mais ampla de modernização tecnológica.
Ressaltando que a transformação digital dos órgãos públicos não significa eliminar completamente os documentos físicos, mas criar ambientes mais eficientes, nos quais recursos digitais e físicos trabalham de maneira integrada.
Quais cuidados devem ser tomados com a segurança das impressoras?
Algumas boas práticas incluem restringir o acesso às funções do equipamento por meio de autenticação de usuários, manter o firmware sempre atualizado, limitar permissões de impressão e digitalização conforme o perfil de cada servidor e integrar as impressoras às políticas de segurança da informação da instituição.
Quando vale a pena substituir uma impressora multifuncional?
A substituição de uma impressora multifuncional deve ser avaliada quando o equipamento passa a:
- Consumir mais energia ou insumos do que equipamentos mais modernos;
- Comprometer a produtividade dos servidores devido a interrupções constantes;
- Não atender às novas necessidades operacionais da instituição;
- Exigir manutenções recorrentes e de alto custo;
- Ter dificuldade para encontrar peças de reposição ou suprimentos.
Quais são os órgãos públicos que mais podem se aproveitar de impressoras multifuncionais?
Embora praticamente qualquer instituição pública utilize impressoras multifuncionais em algum nível, alguns órgãos costumam depender ainda mais desses equipamentos devido ao grande volume de documentos produzidos diariamente.
Secretarias de educação, saúde e fazenda, por exemplo, frequentemente imprimem relatórios, processos administrativos e afins para a execução de suas atividades. O mesmo ocorre em tribunais, ministérios públicos, defensorias e procuradorias, onde processos e pareceres ainda podem exigir impressão e digitalização.
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